6 étapes pour mettre en place un programme de cooptation efficace

Posté le Nov 28, 2022

Par Clarisse

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La conception d'un programme de cooptation efficace nécessite de se poser les bonnes questions.

🔎L'objectif : qu'il soit adopté par tous pour assurer un engagement maximal de la part de tous les acteurs qui le feront vivre au quotidien.

De la définition des règles de votre programme de cooptation à son animation, découvrez les étapes à ne pas manquer pour mettre toutes les chances de votre côté.

👉Etape 1 : définir les règles de votre programme et rédiger votre charte de cooptation 

🧐 Pour convaincre vos collaborateurs et vos recruteurs, votre programme de cooptation doit reposer sur un véritable questionnement avec un objectif.

Pour cela, vous devez en amont formaliser votre besoin :

• Pour quelles raisons souhaitez-vous passer par la cooptation ?

🕵️‍♂️ Il y a de nombreux avantages à utiliser la cooptation mais quels sont ceux pour lesquels vous décidez de faire appel à cette méthode de sourcing ? Baisse des coûts de recrutement, diversification du sourcing, gain de temps, dénicher des candidatures qualifiées, des candidats passifs sur des métiers pénuriques..?

📌 Cette réponse doit s'appuyer sur un constat : pénurie de profils adéquats, un besoin d’élargir votre vision sur des profils plus atypiques, des compétences qui doivent évoluer…

Cette première analyse doit être le terreau des règles de votre programme grâce auquel vous devrez ensuite déterminer :

• Les types de profils recherchés.
• L’outil utilisé pour commencer un parcours de cooptation (portail de cooptation, intranet, application mobile,...). 
• Les personnes qui peuvent ou non coopter et pourquoi.
• Les implications que doivent avoir vos collaborateurs dans ce parcours.
• Les documents à fournir par le collaborateur, le candidat (CV, lettre de motivation, les propres motivations de celui qui coopte…).
• La prime : nature et conditions d'attribution.
• Les règles de non-concurrence éventuelles qui empêcheraient la cooptation.
• ...et toutes autres informations propres à votre entreprise qui pourraient avoir une incidence sur votre programme. 

Comme tout projet, celui-ci doit être formalisé à l’écrit afin que chacun puisse s’y référer à tout moment.
⁠Pour cela, le plus simple est de rédiger une charte de cooptation. Point par point, elle doit reprendre et réaffirmer les règles que vous avez fixées.

👉Etape 2 : choisir la prime de cooptation 

🎁 La cooptation entraîne un avantage pour celui qui coopte.

Bien que la récompense ne soit généralement pas la première raison pour laquelle les collaborateurs cooptent - en effet, certaines personnes auront à cœur de fournir cet effort pour leur entreprise et pour aider leur entourage à trouver un poste intéressant, ou choisir leurs collègues... -, il s'agit néanmoins d'un incentive performant pour dynamiser et entériner la démarche.

En monnaie sonnante et trébuchante le plus souvent, la prime peut aussi se matérialiser avec un cadeau.
⁠Beaucoup d’entreprises choisissent comme alternative ou en complément une somme versée à une association caritative. L’utilité de la cooptation devient ainsi plus large et offre au collaborateur une belle occasion de s’engager.

👉Etape 3 : mettre en place un parcours de cooptation intuitif

🚀 Pour être performant, un parcours de cooptation doit être clair à tout point de vue.

Vos collaborateurs doivent savoir où se rendre pour inscrire une personne cooptée et savoir immédiatement quelle sera l’étape suivante. 

💻 Pour faciliter la cooptation pour vos collaborateurs et vos recruteurs, mettre en place une solution digitale intuitive telle que Basile est essentiel.

Vos collaborateurs pourront se connecter à leur portail, coopter un candidat en 2 clics, charger ou non son CV, puis avoir des nouvelles de la suite dans leur espace. Grâce à la synchonisation du portail de cooptation à l'ATS, chaque cooptation fait l’objet d’un feed-automatique pour celui qui coopte. Cela permet à la fois de l’impliquer dans toute la démarche, mais aussi de lui montrer son intérêt et qu’il puisse le partager avec son équipe. 

Pour les recruteurs, c'est un gain de temps considérable : pas de nouvel outil à adopter, les candidatures remontent directement dans leur outil de gestion du recrutement. Ils les traitent comme les autres et ont une vision des performances du programme de cooptation en temps réel.  

👉Etape 4 : former vos recruteurs et les engager dans le projet 

🤝 La cooptation n’est pas toujours un dispositif ancré dans les habitudes des recruteurs. Certes, selon l’APEC, 44 % des entreprises l’utilisent déjà pour embaucher des cadres, mais la marge de manœuvre pour convaincre est encore large.

Il est donc essentiel de les former sur l’importance de ce nouveau modèle de recrutement dans votre entreprise et pas seulement pour les cadres, mais pour tous les métiers.

Pour cela, parlez-en comme d’un véritable projet d’équipe,
construit sur une charte et qui doit devenir un automatisme chez chacun lorsqu’il rencontre une personne qui pourrait convenir à un poste. 

Le but est d’infuser auprès d’eux, et a fortiori auprès des
équipes métiers, cette nouvelle habitude du recrutement participatif et des règles qui le gèrent.

👉 Etape 5 : intégrer un logiciel de cooptation à votre ATS 

📊La cooptation a toute sa place au sein d’un logiciel ou d’une solution qui permet de gérer tout le déroulé et de faire un suivi des KPI.

Pour être simple à utiliser, encore faut-il qu’il fasse partie de votre ATS, qu’il soit une brique de votre SIRH ou un logiciel indépendant. Dans tous les cas, la solution de cooptation que vous implémentez doit pouvoir s’y intégrer pour un suivi à la fois global de vos candidatures, tout en ayant une vue
précise de celles apportées par la cooptation elle-même.

👉Etape 6 : déployer la communication sur votre programme de cooptation 

🎤Véritable projet de marketing interne, la cooptation doit bénéficier d’une campagne de communication sur le long terme. 

Pour cela, n’hésitez pas à vous servir du marketing digital
à travers des newsletters, votre intranet et tous les points de contact de votre communication interne. Il faut avant tout être didactique, bien expliquer le déroulé, les conditions et laisser la porte ouverte à toutes les questions. 

La méthode de l’affichage près de la machine à café et dans
les salles de réunion est aussi importante, tant elle favorise d’abord les échanges entre collègues et la connaissance du dispositif. 

📌Le saviez-vous ?

Basile déleste vos recruteurs de la charge de l'animation du programme. Ses experts mettent en place un dispositif de communication ciblé, ludique et multicanal pour favoriser l'engagement de vos collaborateurs.

💡 Pour plus d'astuces afin de déployer un programme de cooptation performant, téléchargez notre Guide de la cooptation !