Comment mettre en place votre programme de cooptation ?

Posté le Oct 25, 2022

Par Clarisse

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Pour recruter mieux, un programme de cooptation efficace suppose la mise en place d’une feuille de route et d’un suivi précis.

Piliers de la réussite, ils impliquent étape par étape l’ensemble des parties prenantes.
⁠Cela suppose en amont une bonne cohésion dans l’entreprise, tout comme l’intégration d’outils qui facilitent autant le dispositif de cooptation que l’adhésion des collaborateurs.

Tour d’horizon des actions à mener pour booster votre programme de recrutement collaboratif ! 🕵️‍♂️

a) Comment se passe une cooptation ?

Comme toute initiative novatrice qui peut poser question, le recrutement par cooptation demande aux RH de bien préparer leur projet, puis de
le faire adopter par l’ensemble des collaborateurs.

1. Corréler le projet de cooptation avec les besoins et les possibilités de l’entreprise

Lorsqu’un service RH décide de passer par la cooptation pour recruter, il doit s’appuyer sur plusieurs critères :

2. Connaître les avantages de la cooptation pour son entreprise :

Pour recruter par cooptation, il faut d’abord en connaître tous les bénéfices, tels que confier une partie de son sourcing à ses propres collaborateurs pour gagner du temps, limiter les risques d’erreur de casting qui conduisent à des pertes financières, trouver des profils qui n’auraient pas forcément candidaté …

👉 Pour tous les découvrir consultez l'article : Cooptation : 10 arguments pour convaincre votre direction de sauter le pas.

3. S’assurer de la cohérence du projet avec l’entreprise.

Si le climat social est tendu, quelle qu’en soit la raison (le salaire, les conditions de travail, les horaires, etc.) la cooptation risque fort de moins bien fonctionner, sachant que celle-ci suppose que vos salariés soient des ambassadeurs de l’entreprise, de sa culture, de ses missions et de ses valeurs.

Pour autant, même des entreprises qui se trouvent dans une situation atypique, telle qu’une fermeture prévue à long terme, peuvent se lancer dans le recrutement par la cooptation.

4. S’impliquer véritablement :

En soi, le processus de cooptation ne coûte pas cher à l’entreprise sachant qu’elle raccourcit le temps de sourcing, limite les intermédiaires (cabinets, chasseurs de têtes) et qu’elle a plus de chances de vous permettre de recruter les bons profils.

Toutefois, cela demande une préparation et une véritable communication interne, variée, multicanale, ciblée, on et offline (affiches, e-mails, réseaux sociaux, vidéos, événements...).

5. Décider d’une prime cohérente avec son projet et ses possibilités :

👉 Chaque cooptation bénéficie au collaborateur qui est à l’initiative : financière, sous la forme de chèques cadeaux, elle peut aussi prendre des aspects solidaires avec un don à une association caritative, voire les deux. 

b) Etape par étape, le programme de cooptation

1. Définir le cadre :

💡 Chez Basile, nous aimons à dire que nous avons plus d'une cinquantaine de clients grands comptes et autant de programmes de cooptation, tant leur conception est propre à l'entreprise.

En effet, un programme de cooptation n’a pas de ligne directrice adaptée à toutes les entreprises, il est important de déterminer sa propre méthode : la durée du programme, les postes concernés, le budget dédié à la communication et aux outils.

2. Communiquer :

On le rappelle une fois encore, communiquer en interne est indispensable pour animer votre programme de cooptation.

Non seulement pour engager vos collaborateurs dans vos enjeux de recrutement, mais également pour dissiper les doutes sur la cooptation.

3. Choisir une plateforme de cooptation digitale et suivre les performances :

Une plateforme est indispensable pour réaliser le suivi, à la fois de chaque personne cooptée individuellement et d’une manière plus générale.

💡 Basile propose un portail de cooptation ergonomique pour les collaborateurs et synchronisé avec votre ATS pour faciliter la vie de vos recruteurs.

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Il s’agit de la pierre angulaire de votre programme. Son accessibilité et son intuitivité contribuent largement à impliquer les collaborateurs de façon ludique et de s’assurer du succès du dispositif.

4. Rédiger une charte de cooptation :

Etape indispensable, elle permet de fixer le cadre et d’officialiser ce mode de recrutement parmi les autres vecteurs de sourcing.

c) Définir sa charte de cooptation en 5 étapes

Une charte de cooptation contient tout le déroulé du dispositif ainsi que les droits et devoirs du « coopteur » et du coopté :

1. Listez l’ensemble des étapes nécessaires pour coopter une personne :

Pour quel poste, quel profil, où se connecter, comment envoyer une demande, quels documents fournir.

2. Déterminez qui peut être coopté et qui ne peut pas l’être.

Que ce soit en raison du besoin de compétences ou d'autres aspects, légaux par exemple pour des questions de non-concurrence...

3. Expliquez les avantages et les conditions pour y avoir droit.

Exemple : que le recrutement se concrétise à l’issue de la période d’essai ou autre. Sinon la cooptation n’aurait pas de valeur.

👉Pssst !
⁠Toutes les bonnes pratiques à mettre en place et les pièges à éviter pour un programme de cooptation performant c’est par ici !

d) Comment inciter vos collaborateurs à coopter des candidats ?

La cooptation nécessite donc de communiquer et d'animer le programme. Pour le faire vivre il faut mettre en place des actions de gamification qui le rendent ludique aux yeux des collaborateurs.

👉 Pour découvrir comment mettre en place un challenge de cooptation en 6 étapes : cliquez ici.

Au-delà d'être un canal de sourcing complémentaire, cette méthode est une action de marque employeur.

👉 Pour qu'ils deviennent ambassadeurs de l’entreprise, il faut démontrer aux collaborateurs qu’ils sont des acteurs indispensables de la vitalité de l’organisation et que leur regard sur le besoin de compétences compte !

Dans le même temps, il s’agit de leur montrer que vous prenez leur rôle très au sérieux, à la fois dans leur capacité à détecter des profils intéressants, et par le biais d’outils qui facilitent leur démarche. 

Si le cadre et la finalité sont comprises par toutes et tous, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour réussir votre campagne de cooptation. 🚀

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