Comment communiquer sur votre programme de cooptation ?

Posté le Oct 18, 2022

Par Clarisse

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Pour faire vivre votre programme de cooptation, il est essentiel de mettre en oeuvre des actions de communication efficaces pour y parvenir.

Concevoir une affiche de cooptation, prévoir de l'e-mailing ciblé, envoyer des notifications, des leaflets dans les bulletins de salaire... Tout est bon pour engager au mieux vos collaborateurs dans vos enjeux de recrutements et créer un réflexe cooptation.

Voici quelques bonnes pratiques.

Collaborateurs, recruteurs : comment engager vos publics dans votre programme de cooptation ? 

Bien que désormais développé en entreprise (44 % des entreprises l’utilisent pour le recrutement de cadres), le dispositif de cooptation peut encore être flou pour certains collaborateurs.

D’autres n’ont pas forcément conscience d’avoir dans leur entourage des profils correspondant aux postes disponibles.

Enfin, il peut arriver que, par manque de communication interne, le message ne passe pas bien ou ne soit pas assez entendu. 

Pourtant, il existe différentes pistes qui vous permettront de mettre en avant votre programme de cooptation, notamment à travers la pédagogie et les canaux de diffusion de l’information. 

Il faut ainsi communiquer régulièrement et dans un esprit pédagogique autour de ces 3 piliers :

1. Définir ce qu’est la cooptation dans votre entreprise

Car même si, à la base, la cooptation est le même procédé partout, chaque entreprise a sa manière de la mettre en place, que ce soit en fonction des profils à recruter, du processus de recrutement ou des avantages, récompenses ou primes de cooptation, pour le collaborateur qui coopte. C'est pourquoi, en amont du déploiement de tout programme, on doit définir la politique de cooptation.

2. Pourquoi est-il important de coopter ?

Car si un programme de cooptation comprend dans la majeure partie des cas des récompenses financières ou autres pour les collaborateurs coopteurs, cela ne doit pas être la seule motivation.

D’autres éléments entrent en ligne de compte : donner aux salariés actuels un rôle dans les enjeux de recrutement de l’entreprise, favoriser la collaboration, la transparence et le sentiment d’appartenance, participer pleinement à la culture d’entreprise, etc.

3. Quel est le processus exact

Sur toutes vos communications, rappelez les fondements du processus de cooptation, le portail mis à leur disposition, le suivi des candidatures, les informations à fournir, les récompenses, etc. 

Pour formaliser ces éléments, la rédaction d’une charte de cooptation peut avoir lieu en prenant en compte les questions soulevées par vos collaborateurs.

Gravez ainsi dans le marbre le processus en pensant à tous les cas de figure. Il s'agit d'une sorte de règle du jeu de la cooptation dans votre entreprise. Elle doit être claire et largement diffusée.

4. Réalisez des affiches de cooptation

L’affiche de cooptation est aussi un élément de communication indispensable !

Dans les couloirs, les salles de réunion, la cantine, mais aussi transmises en ligne ou sur les outils de collaboration...

Malgré le télétravail et le développement des pratiques tout digital, il ne faut pas négliger les strates de l'entreprises qui ne sont pas digital natives ou encore qui ne sont pas au siège mais dans des boutiques ou sur des chantiers...

Miser sur les espaces communs pour faire la promotion de votre programme de cooptation est donc un canal pertinent. 

💡 Oui mais... qui s'en charge ?

Il y a autant de pratiques que d'entreprise.

• le service de communication interne, l’équipe pourra se charger de concevoir des affiches,
• le service RH,

👉 L'idéal pour ne pas surcharger vos équipe est de faire appel à un prestataire expert de la cooptation tel que Basile, qui mettra en place un dispositif de communication adapté et multicanal.

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Ces affiches peuvent être variées et aux couleurs de votre entreprise. Elles doivent mettre en avant le programme et ses informations clés :

• Le montant de la prime.
• Le rôle des collaborateurs.
• La cooptation pour que tout le monde soit gagnant : l’entreprise, le collaborateur, la nouvelle recrue.
• Les challenges de cooptation pour encourager les participations.
• Le portail ou site de cooptation pour effectuer et gérer ses cooptations.

Cohérentes avec l’image de marque de l’entreprise, les affiches doivent être claires et engageantes.

5. Utilisez les e-mails / newsletters internes pour expliquer votre politique de cooptation

Les e-mails et les newsletters internes ont aujourd’hui une place essentielle dans la communication interne, avec des taux d’ouverture à faire pâlir les e-mails marketing (et pour cause, les collaborateurs n’ont pas envie de manquer une information qui les concerne directement).

• BA.BA du processus de cooptation point par point,
• Avantages de la cooptation,
• Verbatim / témoignages de ceux qui ont déjà coopté et des recrues qui en ont bénéficié, par exemple avec une interview
  croisée,
• Annonce de réunions d’informations ou de
  webinaires.
• Etc.

6. Animez, gamifiez… faites vivre votre programme ! 

Programme positif directement lié à la culture d’entreprise, la cooptation est aussi l’occasion d’élaborer des événements ponctuels et des animations en continu. Pour cela, n’hésitez pas à organiser des soirées dédiées par exemples, événements internes, jeu-concours...

⁠Avec une plateforme de cooptation, vous pouvez par ailleurs organiser des challenges de cooptation qui feront gagner des badges à vos collaborateurs. Cette gamification, en plus de la prime accordée pour chaque recrutement participatif, apporte une valeur ajoutée pour tous ceux qui aiment jouer entre collègues et comparer leurs efforts.
⁠
⁠Dans le cadre de la cooptation, cette compétition conserve en plus un aspect ludique et sans pression propice à une bonne participation.

En outre, limité dans le temps, il s'agit d'un événement qui peut permettre, en adaptant les règles aux problématiques de recrutement de l'entreprise, de booster les embauches à un instant T sur des postes ciblés, pénuriques, ou combler des besoins en volume.

7. Mettez le digital au service de votre dispositif de cooptation 

A l'échelle d'une grande ou moyenne entreprise, pas de programme de cooptation efficace sans plateforme !

Pour concrétiser le processus, un portail dédié/site de cooptation ou une application de cooptation est indispensable.
⁠
⁠Vos collaborateurs pourront ainsi coopter en 1 clin d'oeil et partager les offres disponibles sur leurs réseaux sociaux. C'est également un espace sur lequel ils pourront retrouver toutes les informations importantes liés à la cooptation et suivre l'avancée de leurs parrainages. Ils pourront par exemple savoir si l’entretien a eu lieu, si la personne a été embauchée puis, à l’issue de la période d’essai, si le recrutement se concrétise avec la prime à la clé. Cette plateforme permet aussi d’organiser les challenges et de distribuer les badges.

💡 Le saviez-vous ?
⁠Grâce à une solution digitale spécialisée telle que Basile, vos recruteurs n'auront pas de nouvel outil à prendre en main. La solution logicielle s'intègre à 100% à votre outil de gestion de recrutement.

Les offres sont synchronisées en temps réel, les candidatures sont remontées dans l'ATS et attribuées au bon recruteur. Le feed-back aux collaborateurs sur l'avancée de leurs candidats dans le processus de recrutement est automatique !

N'oubliez pas non plus d’encourager vos collaborateurs à partager les offres sur leurs réseaux sociaux. Ce sont, une fois encore, les meilleurs ambassadeurs de votre entreprise.

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