6 étapes pour soigner l'onboarding de ses collaborateurs

Posté le Sep 13, 2022

Par Clarisse

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Aujourd’hui, les entreprises cherchent avant tout à recruter des talents, mais aussi à les conserver. Face à ce changement de paradigme qui place les candidats en position de force, les services RH et l’ensemble de l’entreprise doivent améliorer l’accueil de leurs collaborateurs à travers l’onboarding.

La phase d’onboarding est ainsi la meilleure période pour créer un lien de confiance et réussir son recrutement et, par ricochet, ceux qui suivront ! ⁠Pour que le début de la période d’essai se passe bien et que l’intégration dans l’entreprise mène à la fidélité, certaines étapes sont indispensables. Les voici !

Maintenir le lien entre le recrutement et l’arrivée dans l’entreprise

Il arrive souvent que les candidats, après avoir eu confirmation de leur embauche, n’aient plus de nouvelles de l’entreprise avant le jour J. Et cela, peu importe que leur entrée officielle ait lieu dans 10 jours ou dans 2 mois. Or maintenir le lien pendant cette période de transition,
telle une réelle étape d’onboarding, est important à plusieurs niveaux : 

• De cette façon, le candidat se sent attendu. Autrement dit, il ressent que l’entreprise lui donne de l’importance. 
• Il peut se projeter plus facilement s'il bénéficie des informations essentielles sur les projets en cours par exemple, pour arriver avec une bonne perception de ses missions.
• Vous pouvez en profiter pour lui fournir les informations pratiques comme le code vestimentaire, les habitudes pour le déjeuner, de même que le déroulé de sa première journée en entreprise.

S'appuyer sur ses collaborateurs pour coacher les nouvelles recrues

Si la cooptation permet d'offrir une expérience candidat premium, c'est parce que les collaborateurs qui recommandent des candidats jouent le rôle de coach pour eux durant toute la durée du processus de recrutement, phase d'intégration comprise.

Pour tout collaborateur qui arrive dans une entreprise, il est essentiel de trouver de nouveaux repères. Etre accompagné sur cette voie par le collaborateur qui l'a recommandé facilite considérablement son intégration. En plus d'être mieux informé sur la réalité de l'entreprise et donc d'être mieux préparé à sa prise de poste, il bénéficie d'un pair à qui se référer au sein même de l'entreprise.

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Préparer l’arrivée avec les managers

Selon le nombre de recrutements prévus, il n’est pas toujours possible de faire une réunion par poste pourvu. Mais qu’il s’agisse d’un ou plusieurs profils recrutés, il est nécessaire de réunir les managers concernés pour qu’ils obtiennent des détails et puissent cadrer les futures
missions.

Mettre en place les outils et former à leur utilisation

L’intranet, les logiciels de type ERP, CRM ou tout type d’outils, conduisent les entreprises à prêter attention à leur prise en main dès le premier jour. Sans assommer la nouvelle recrue d’explications techniques à ce stade, il faut surtout lui montrer l’intérêt de l’outil, les avantages
qu’elle peut en tirer et quoi faire en cas de problème.

Certaines entreprises placent par exemple les outils et leur ergonomie au centre de leur expérience collaborateur. Cet aspect compte autant dans une société technologique que dans une en pleine transformation digitale.

Prévoir le pack d’accueil 

En plus des outils, les nouveaux arrivants dans l’entreprise doivent avoir tout ce qui les inclue comme des membres à part entière :

• Le livret de culture d’entreprise,
• Les badges d’accès,
• Les documents administratifs, 
• Tous les documents nécessaires à la réalisation de ses missions etc. 

Préparer l’immersion des premiers jours avec les équipes

Accueillir les petits nouveaux, cela se prépare !
⁠
⁠Avant l’arrivée des nouveaux talents, organisez une réunion avec les équipes pour expliquer les conditions du recrutement : nouveau poste, remplacement après un départ, renforcement ponctuel dans le cadre d’un CDD, etc.

Soyez également clair sur le cadre des missions et sur ce que doit apporter le profil à l’équipe sur le court puis le long terme. Veillez aussi à ce que chacun s’implique dans son accueil et veille à sa bonne intégration. 

Organiser une période dédiée à tous les collaborateurs arrivés récemment

Certaines entreprises, a fortiori celles qui recrutent beaucoup de personnels en peu de temps, choisissent de rassembler le pic de la période d’onboarding pour toutes celles et ceux arrivés dans le mois. Cela se traduit par exemple par un événement spécial d’une journée, voire d’un
week-end. 

Ce type d’onboarding s’apparente ainsi à une forme de team building. Les nouveaux arrivés se sentent ainsi pleinement intégrés, à la fois en étant mis en lumière pendant cette période et par une connaissance accrue de leurs collègues. 

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