Qu'est-ce qu'un bon processus d'onboarding ? 😍

L’onboarding, vous en entendez beaucoup parler mais, concrètement, que signifie un bon onboarding ? Autrement dit, celui qui peut faire la différence entre un collaborateur qui s'adapte rapidement et apporte rapidement à sa pierre à l’édifice et un autre qui se sent perdu et démotivé ? Réponses.

Qu'est-ce que l'onboarding des nouveaux collaborateurs ? 🤝

L'onboarding, ou intégration des nouveaux collaborateurs, est un processus essentiel pour faciliter l'accueil et l'adaptation des nouveaux salariés dans une entreprise.

Ce processus inclut plusieurs étapes, allant de la « simple » signature du contrat à l'intégration complète dans l'équipe et la culture de l'entreprise. L'objectif principal de l'onboarding est, dans tous les cas, de fournir aux nouveaux salariés toutes les informations, les outils et le soutien nécessaires pour qu'ils deviennent rapidement opérationnels et se sentent à l'aise dans leur nouvel environnement de travail.

Par ailleurs l'onboarding en 2024 met l'accent sur un besoin plus important de personnalisation. Cela d’autant plus que, selon une étude de Gallup, seuls 12 % des salariés sont satisfaits de l'onboarding proposé par leur nouvel employeur. Le chemin est donc encore long mais des actions rapides peuvent changer la donne et leur apporter une plus grande satisfaction. 

Le processus d'onboarding idéal d'un nouveau collaborateur 🥳

Pour répondre à cet enjeu, les entreprises adoptent des approches plus individualisées et… sur la durée. C’est ainsi qu’en moyenne un processus d'onboarding efficace se déroule sur environ 9 mois, une temporalité de long terme qui permet une intégration graduelle et complète de la nouvelle recrue. Un processus d'onboarding idéal se décompose dès lors en plusieurs phases :

Pré-intégration✨

Cette étape commence dès que le contrat est signé. Cela suppose d’envoyer les documents d'accueil, la planification des premières journées de travail et l'affectation d'un mentor ou d'un parrain. L'objectif est de créer un lien avec le nouveau salarié avant même qu’il ait mis son premier pied dans l’entreprise. 

Premier jour et première semaine✨

Le premier jour comme une première impression. Il doit être bien organisé pour que le salarié se sente accueilli et attendu. Une visite des locaux, une présentation de l'équipe et une première réunion avec son supérieur hiérarchique sont quelques-unes des actions à prévoir : 

·     Prévoir un petit déjeuner de bienvenue avec l'équipe pour briser la glace et créer une atmosphère conviviale.

·     Faire un tour détaillé des bureaux en présentant chaque département et les zones clés comme la cafétéria, les salles de repos et les espaces de réunion.

·     Organiser une réunion d’équipe pour que tout le monde se présente.

·     Prévoir la première réunion avec le supérieur hiérarchique pour définir clairement les attentes, les objectifs à court et à long terme, ainsi que les projets en cours.

·     Organiser des réunions avec des membres clés d'autres départements pour donner un aperçu global de l'organisation et de son fonctionnement. Cela aide le nouvel salarié à comprendre où et comment son rôle s'intègre dans l'ensemble de l'entreprise.

·     Fournir une introduction aux outils et aux logiciels utilisés 

·     Présenter les procédures internes de l'entreprise, telles que les protocoles de communication, les politiques de sécurité et les procédures administratives.

·     Présenter le mentor ou parrain qui sera le point de contact principal pour toutes les questions pratiques et administratives durant les premières semaines.

·     Prévoir des réunions quotidiennes ou bi-quotidiennes avec lui pour faire le point sur les progrès, répondre à ses questions et ajuster le plan d'intégration si nécessaire

Premiers mois ✨

Les premiers mois, l'intégration s’inscrit dans une période d'adaptation, durant laquelle le nouveau salarié prend progressivement ses marques dans son poste et son environnement de travail. Le mentor, en tant que référent clé, accompagne cette transition à travers un soutien actif. Il co-construit avec lui un plan de développement précis, en lien avec les objectifs de l'entreprise, pour consolider les compétences existantes et en développer de nouvelles, pertinentes pour le poste.

Des points de suivi réguliers sont planifiés, pour évaluer la montée en compétence, mais aussi pour ajuster le parcours de formation si nécessaire. Ces évaluations sont aussi un moment privilégié pour analyser les réussites, identifier les éventuels obstacles et les dépasser ensemble. Il s’agit d’une démarche proactive, où l’on n’attend pas qu’un problème surgisse pour intervenir.

L’objectif ultime est que, dès la fin de cette période, l'employé se sente non seulement compétent et autonome dans ses missions, mais aussi aligné avec la culture d’entreprise, en ayant une vision claire de ses opportunités d’évolution.

Quels outils pour faciliter le processus d'intégration ?🕵️‍♀️

Parmi les outils qui peuvent changer la donne de l’onboarding, un outil de cooptation apporte une réelle valeur ajoutée. Cet outil facilite l'intégration en s'appuyant sur les recommandations des collaborateurs déjà en place, ce qui renforce la communauté interne. Il permet de recruter des candidats conseillés par des collaborateurs de confiance, augmentant ainsi la probabilité d'une bonne adéquation avec les valeurs et la culture de l'entreprise.

La cooptation offre aussi l’avantage d’accélérer la montée en compétence du nouvel arrivant. En effet, celui-ci bénéficie dès son entrée d'un réseau interne prêt à l’accueillir, ce qui favorise un échange rapide d’informations et permet des collaborations fructueuses dès les premiers jours. Cela réduit le temps nécessaire au salarié pour se sentir opérationnel et intégré.

Par ailleurs, à travers des recrutements mieux ciblés, la cooptation minimise les risques d'échec d'intégration et impacte positivement la rétention des talents. L’outil simplifie le recrutement, tout en étant un levier stratégique de renforcement de la cohésion d’équipe et de performance collective.