Pourquoi la cooptation connaît-elle aujourd’hui un tel succès ?

Elle a beau être très ancienne (l’armée romaine proposait déjà des primes de cooptation pour les soldats qui parvenait à faire engager leurs camarades) la cooptation a surtout connu un boom ces dernières années aux Etats-Unis puis en Europe.

En hausse de 2 points à 9 %, la cooptation s’est hissée en 2018 selon l’APEC au troisième rang des canaux permettant le plus d’embauches de cadres.

L’essor rapide de la cooptation s’explique avec l’apparition de trois phénomènes :

  •  Les solutions digitales facilitant le processus de cooptation : la cooptation nécessite de multiplier les interactions entre différents acteurs. Les solutions digitales ont permis d’automatiser ces interactions et de grandement accélérer le processus de cooptation. 
  • La guerre des talents : l’apparition de profils toujours plus pénuriques oblige de plus en plus d’entreprises à recourir à des méthodes de recrutement alternatives pour tirer leur épingle du jeu face aux entreprises concurrentes.
  • Les carences des moyens de recrutement classiques : Sur les marchés pénuriques notamment (informatique, commerciaux, R&D …), les techniques de recrutement traditionnelles trouvent rapidement leurs limites, que ce soit en terme de prix (chasse de tête, intérim …) ou en terme de qualité (jobboards, candidature spontanées …). 

Dans ce contexte, et en support aux moyens de recrutement classiques, la cooptation offre un gain d’efficacité très intéressant.

Cette recommandation se fait le plus souvent pour un emploi, mais il peut aussi très bien s’agir d’un stage, d’une alternance, ou d’un poste en freelance.

1/ La cooptation : définition

La cooptation est le fait pour un collaborateur d’aider son entreprise à recruter en lui recommandant des membres de son réseau. En échange de ce service le collaborateur touche une rémunération appelée prime ou récompense de cooptation.

La cooptation active et la cooptation passive

S’il s’agit toujours de recommander une connaissance de son réseau, la cooptation peut fonctionner de manières très différentes selon la façon dont elle est mise en place dans une entreprise. On peut néanmoins dissocier deux grandes formes de cooptation :

  •  La cooptation active (ou prospective) : Un collaborateur cible un membre de son réseau puis lui propose de le mettre en relation avec son entreprise et de recommander sa candidature.
  •  La cooptation passive : Un collaborateur indique aux membres de son réseau que son entreprise recrute par cooptation et se propose, dans le même temps, de recommander leur candidature.

Replacer le collaborateur au centre des recrutements

En décloisonnant les ressources humaines et en ouvrant le recrutement aux collaborateurs, la cooptation développe des synergies et met à disposition de l’entreprise deux richesses trop souvent négligées : 

1/ Le réseau du collaborateur : études, collègues, associations, amis … Souvent sans s’en  rendre compte, les collaborateurs développent au cours de leur vie professionnelle un réseau riche en profil expérimentés et correspondant aux valeurs de l’entreprise.

2/ Sa connaissance de son entreprise et de sa culture : Les collaborateurs ont le double mérite de bien connaître leur entreprise et les personnes qu’ils recommandent. Cela les place dans une situation idéale pour évaluer la capacité du coopté à s’adapter et à être une valeur ajoutée pour l’entreprise.

2/ Collaborateur, coopté, recruteur : les 3 acteurs de la cooptation

La cooptation fonctionne autour de trois acteurs qui joue chacun un rôle précis et interagissent l’un avec l’autre.

Le recruteur

Qui ? Le plus souvent le service des ressources humaines.

Son rôle :  Son rôle est prépondérant. Il lui revient de mettre en place un programme de cooptation puis d’opérer un suivi rigoureux et global de ce programme.

Définir le programme de cooptation :

  • Qui participe ?
  • Qui peut coopter ?
  • Quelle offres ouvertes ? 
  • Quelles récompenses ? 
  • Conformité RGPD ?

Assurer le suivi opérationnel du programme :

  • Faire une communication de lancement importante pour faire connaître la cooptation auprès des collaborateurs et les engager dans le programme.
  • Mettre en place une communication régulière et renouvelée pour s’assurer de l’engagement collaborateur sur la durée.
  • Traiter les candidatures remontées par les collaborateurs pour les intégrer dans le processus de recrutement classiques des équipes de recrutement. 
  • Gérer le reporting pour analyser les points d’améliorations et proposer des feedbacks aux collaborateurs sur l’avancée des candidatures qu’ils ont remontées.
  • Gérer la remise des récompenses aux collaborateurs dont la cooptation a abouti. 

Le suivi opérationnel de la cooptation est un processus assez lourd à gérer. Des solutions SaaS comme Basile permettent aujourd’hui de faciliter au maximum la mise en place et la gestion des programmes de cooptation des entreprises.

Le collaborateur

Qui ? Il peut s’agir de tous les salariés, seulement d’une partie ou encore de personnes extérieures à l’entreprise comme les freelances ou les salariés d’un sous-traitant !

Leur rôle : Avant l’apparition de solutions SaaS de cooptation, la position d’intermédiaire du collaborateur l’obligeait à réaliser plusieurs allez-retours entre coopté et recruteur.

Le collaborateur devait prendre connaissance des offres d’emploi ouvertes, penser à une connaissance et lui partager l’offre, récupérer son CV, remonter ce CV au RH et remplir une éventuelle fiche de cooptation, se rapprocher du RH pour connaître l’avancée de la cooptation et enfin s’assurer qu’il avait bien reçu la prime.

Pour assurer un bon engagement des collaborateurs dans le programme de cooptation, les nouvelles solutions SaaS propose de décharger le collaborateur de leur rôle d’intermédiaire en facilitant au maximum la relation coopté / recruteur.

Le coopté

Qui ? N’importe quelle personne dont les compétences professionnelles (compétences technique, soft skills) sont reconnues par le collaborateur.

Leur rôle :  Après avoir été cooptée, le candidat ne bénéficie pas d’un traitement de faveur et rentre dans un processus de recrutement classique.

3/ Un modèle gagnant – gagnant – gagnant

Pour l’entreprise

Des profils de meilleure qualité

Selon une étude d’Opinionway de juin 2019, le recours au réseau serait le moyen de recrutement préféré des recruteurs avec un taux d’efficacité à 90%.

Si la cooptation source moins de candidat que les jobboards, sa popularité s’explique par la meilleure qualité des candidats cooptés. Selon Bill Boorman, auteur d’un livre blanc “The Social Referral”, 64% des recruteurs américains considéraient que les meilleurs candidats seraient issus de la cooptation.

Autre statistique parlante : selon cette même étude, il suffirait en moyenne de 10,4 recommandations pour recruter un candidat contre 100 pour les jobboards ! 

Accéder à la zone grise

La zone grise représente les personnes qui ne sont pas en recherche active d’emploi mais restent ouvertes à un nouveau challenge.

LinkedIn indiquait en 2014 dans son étude Talent Trends que 60% de la population active se disait intéressée par un nouveau challenge. 

Contrairement aux méthodes traditionnelles de recrutement, la cooptation permet d’accéder à cette zone grise sans avoir besoin de recourir à un recruteur.

Combler un défaut de marque employeur

C’est une évidence : avec la guerre des talents, les salaires ne suffisent plus à attirer les meilleurs éléments. Dans ce contexte, la marque employeur des entreprises prend de plus en plus d’importance. 

Pour des entreprises qui souffrent d’un manque d’attractivité ou de visibilité, la cooptation est une façon efficace de développer cette marque employeur. Les talents pénuriques (développeurs, commerciaux, consultants …) souvent sur sollicités par les recruteurs, sont en général sensibles au fait qu’une de leur connaissance leur présente leur entreprise et les conditions de travail.

Des recrutements plus rapides

Dans une étude publiée en 2015, LinkedIn indiquait que la cooptation facilitait la familiarisation du candidat avec l’entreprise et permettait de faire passer la durée moyenne d’un recrutement de 55 jours à 29 jours.

Des candidats qui s’intègrent mieux et qui restent plus longtemps

Certainement plus adaptées à la culture d’entreprise les personnes cooptées s’intègrent mieux et restent plus longtemps.

D’après une étude Jobvite, après 3 ans dans l’entreprise, 47% des personnes cooptées seraient toujours dans la même entreprise, contre 14% pour les candidats issus d’un jobboard.

Une mode de recrutement très efficace auprès des jeunes

La cooptation se révèle tout particulièrement efficace pour les entreprises recrutant des jeunes diplômés. C’est en effet une cible qui est particulièrement à l’aise avec les réseaux sociaux et qui à l’habitude d’interagir avec son réseau.

La reconnaissance de son entreprise

Le recrutement est aujourd’hui considéré comme un point de plus en plus stratégique pour entreprise. Dans ce contexte, le fait pour un collaborateur de coopter est une façon intéressante de se mettre en avant, de montrer son dynamisme mais aussi ses soft skills et ses bonnes capacités sociales.

La reconnaissance de son réseau

Comme tout réseau, le réseau professionnel est fondé sur l’entraide. Le fait pour un collaborateur de montrer son engagement auprès de son réseau et d’aider une connaissance à rejoindre son entreprise, permet d’augmenter sa valeur et donc son potentiel à être aidé.

Pour le coopté

Candidater à des offres cachées

Dans 90% des cas, la cooptation offre aux cooptés la possibilité de candidater à une offre à laquelle ils n’auraient pas postuler faute d’en avoir été informé.

Avoir une expérience de candidature premium 

Communication de l’offre, conseils, recommandations, explications : Plus que pour n’importe quelle autre forme de recrutement, le candidat coopté est accompagné par son coopteur tout au long du processus de recrutement.

Être intégré par un membre de leur réseau

Les cooptés bénéficient par ailleurs d’un membre de leur réseau dans leur nouvelle entreprise, ce qui peut grandement faciliter leur intégration.

4/ Cooptation vs Piston

 Pourquoi la cooptation n’est pas du piston

  • La cooptation est une solution de sourcing de candidature fondée sur les compétences : Contrairement au pistonnage qui prend en compte des liens affectifs, les personnes cooptées intègrent un processus de recrutement classique ou elles sont évaluées sur leur seules compétences.
  • Avec la cooptation, le collaborateur coopteur se porte garant de la personne qu’il recommande. Il a tout intérêt à recommander un candidat de qualité pour ne pas perdre en crédibilité auprès de sa DRH
  •  La cooptation est une pratique transparente : La cooptation est une pratique reconnue est mise en avant par l’entreprise.

5/ Les pièges à éviter lorsqu’on lance un programme de cooptation

Faute d’encadrement suffisant, de nombreuses entreprises voient leurs recrutements par cooptation flirter avec le piston. Cette mauvaise pratique nuit à l’image de l’entreprise et à la qualité de ses recrutements.

C’est en cela que se justifie la complexité du processus de cooptation, et donc l’intérêt de se munir d’une solution digital pour automatiser la cooptation.

En effet la seule façon de cloisonner piston et cooptation est de  mettre en place un programme de cooptation complet et adapté, ainsi que d’assurer a posteriori une gestion rigoureuse du programme. 

6/  Le programme de cooptation

Lorsqu’une entreprise souhaite intégrer la cooptation dans ses recrutements, il est fondamental qu’elle mette en place en amont un programme de cooptation.

Trop souvent négligé, ce programme est pourtant la condition sine qua non de tout programme de cooptation réussi.

Le programme de cooptation se décompose en fait en trois documents : 

  • Le programme de cooptation stricto sensu 
  • La charte de cooptation
  • La politique de cooptation

Nous accompagnons pour notre part nos clients dans la mise en place d’un programme de cooptation en 4 étapes.

1ère étape : la planification

La planification est un travail d’audit et de stratégie qui consiste à comprendre comment intégrer au mieux la cooptation dans l’entreprise (sa culture, sa taille, son secteur …) et à l’adapter à ses besoins en recrutement.

2ème étape : la conception

Il s’agit ici de monter son modèle de cooptation, en fixant notamment les règles de la cooptation (qui peut coopter ?, qui peut être coopté ? qui est éligible à la prime ?) et en définissant les récompenses de cooptation (Valeur, cash, cadeau …).

Il s’agit aussi de trouver la meilleure façon d’automatiser le programme de cooptation, pour qu’il puisse être efficace dans la durée sans vous être chronophage. Plusieurs solutions digitals (dont Basile) permettent d’automatiser au maximum la gestion du programme de cooptation.

3ème étape : La promotion

L’engagement des collaborateurs étant essentiel, la promotion du programme de cooptation doit être importante. Elle passera notamment par un lancement officiel, la préparation d’un guide de cooptation et par l’envoi régulier de newsletters pour développer l’engagement sur le long terme.

4ème étape : L’affirmation

L’affirmation du programme c’est d’abord comprendre au fil du temps la façon dont la cooptation est perçue dans l’entreprise et adapter son programme en fonction de ces expériences pour permettre un engagement toujours plus fort.

https://www.rhinfo.com/thematiques/sourcing-et-recrutement/recrutement-et-cooptation

Etude Talent Trends

https://hundred5.com/blog/employee-referral-program-ideas