Nombreux sont les pièges à éviter pour un déploiement efficace de votre programme de cooptation en entreprise.

Voici une liste des erreurs les plus courantes. Des conseils à avoir en tête avant de se lancer !

1. Elaborer une super politique de cooptation… inconnue de ses collaborateurs

Un programme de cooptation efficace repose sur des règles qui doivent être connues de tous. La charte de cooptation est le document légal qui mentionne ces règles, les primes et les mesures RGPD.

Cet outil essentiel doit être transparent, clair et largement communiqué aux collaborateurs, sans quoi, ces derniers, ne connaissant ou ne comprenant pas le fonctionnement du programme de cooptation, peuvent s’en désintéresser, voire le décrier.

2. Définir un processus de cooptation complexe

Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? Un outil trop difficile à intégrer ne sera jamais utilisé !

L’accompagnement est essentiel pour faciliter l’adoption de ce nouvel outil. Plus le processus sera simple, incitatif et engageant, plus il sera susceptible de devenir un réflexe pérenne pour vos collaborateurs, et un accélérateur de recrutement pour votre entreprise.

Les collaborateurs doivent avoir une vision globale des objectifs de votre entreprise, une bonne compréhension du processus de cooptation et des offres disponibles.

3. Créer un outil performant…sans tenir compte des enjeux de ses utilisateurs !

Agendas chargés, peur du changement, mauvaise connaissance des outils digitaux… Face à la cooptation vos collaborateurs peuvent connaître plusieurs freins.

Afin de convaincre vos pairs d’utiliser la solution de cooptation déployée, il faut d’abord les comprendre. Leurs réticences et leurs motivations sont les clés qui vous permettront de bâtir le programme adapté.

  • Pour vos recruteurs : proposer un outil 100% intégré à l’ATS déjà existant, sans prise en main d’un outil tiers, est un bon début.
  • Pour vos collaborateurs et leurs candidats, mettre en place un formulaire de cooptation rapide et facile à compléter vous aidera tout autant.

4. Négliger la mise en conformité RGPD

Etes-vous bien RGPD compliant ?

Le recrutement exige de manipuler les données personnelles des salariés et candidats. Les candidats doivent donner leur consentement pour l’exploitation de ces dernières.

Saviez-vous que la simple réception du CV d’un candidat coopté envoyé par un collaborateur sans son accord constituait une infraction ? Pour digitaliser et automatiser les processus de recrutement via la cooptation, s’allier à une solution en ligne avec le cadre légal défini par la CNIL est essentiel.

5. Mal évaluer l’importance de la communication

Vous avez mis en place un programme de cooptation innovant, incitatif et intuitif ? Faites-le savoir !

Le constat est sans appel : pas d’animation = pas de résultat. Un maître-mot : CO-MMU-NI-QUER.

Engager ses collaborateurs dans le programme de cooptation mis en place est la clé de son efficacité. Vos collaborateurs forment une véritable communauté. Il est nécessaire de l’impliquer pour la mobiliser. La communication doit être une pierre angulaire de votre programme. Elle doit le soutenir dans la durée et s’inscrire dans le quotidien de vos collaborateurs. Qu’elle vise à inciter vos collaborateurs à coopter ou partager les offres, à les faire parler de votre entreprise, ou à engager vos recruteurs à utiliser l’outil, elle doit s’adapter à chaque profil pour être pertinente.

Véritable fil rouge du programme, la communication doit être :

  • régulière pour être identifiée par les collaborateurs (si l’envoi des newsletters est trop rare, elles risquent d’être prises pour des spams),
  • ciblée pour répondre au mieux à leurs attentes,
  • variée pour ne pas être rébarbative.

La communication peut être boostée par des challenges ludiques. Echauffer l’esprit de compétition de vos collaborateurs pour gagner des lots incitatifs peut amplifier l’impact de votre campagne et favoriser ponctuellement le recrutement de profils précis. Que du bonus pour votre programme de cooptation !

6. Sous-estimer la charge de travail que représente la gestion d’un programme de cooptation artisanal

Selon l’APEC, près de 40% des entreprises françaises interrogées reconnaissent faire usage de la cooptation pour recruter. En effet, sonder ses collaborateurs pour trouver les meilleurs candidats est un canal de recrutement efficace et fiable.

Vous souhaitez lancer un programme de cooptation mais redoutez la prise en main d’un outil digital ?

Sachez que la mise en place d’une campagne de cooptation artisanale peut s’avérer fastidieuse et chronophage lorsque le volume de recrutement est important.

Pensez donc à opter pour une solution digitalisée telle que Basile. 100% intégrée à votre ATS sans prise en main d’un logiciel tiers, elle permet d’automatiser votre programme de A à Z (récupération des données, classification des candidatures, organisation de challenges, reporting, communication, animation de la campagne, gestion de la conformité RGPD…). Déléguer ces tâches opérationnelles à votre prestataire vous permettra de vous dédier à des activités plus stratégiques.

7. Manquer de réactivité

Pas de recette magique !

Pour garder votre réseau de collaborateurs engagé dans le programme de cooptation déployé, il est primordial que les responsables des ressources humaines traitent rapidement les demandes des employés concernant leurs recommandations.

Un manque de réactivité pourra être perçu comme un manque de gratitude qui entraînera inévitablement un essoufflement du programme.

N’oubliez pas que vos collaborateurs proposent des candidats qui font partie de leur entourage. Ils deviennent garants du suivi de la candidature de la personne cooptée. Il est très important de pouvoir assurer un feed-back rapide, qualitatif et professionnel. L’image de la marque employeur de l’entreprise est en jeu.

8. Choisir des récompenses inadaptées

Chez Basile, notre expérience des campagnes de cooptation nous a permis d’observer que la mise en place d’incentive, même minimes, permettait d’augmenter considérablement l’engagement des salariés

S’il est certain que la récompense ne doit pas être le seul moteur de la cooptation, offrir une prime aux coopteurs permettra de les engager sur le long terme. Si le montant de la prime de cooptation est un sujet épineux, choisir des récompenses motivantes en est un autre. Bien sûr, la récompense idéale n’existe pas car elle dépend du coopteur. Sans aller jusqu’à récompenser au cas par cas, proposer des gratifications différentes est un moyen efficace d’inciter les salariés à s’investir sur la plateforme.

9. Proposer la même expérience à tous

Mettre en avant des offres pertinentes selon le profil des potentiels coopteurs est plus efficace qu’un envoi indifférencié des offres disponibles. Un envoi régulier d’offres non personnalisées entrainera une lassitude chez les collaborateurs et limitera leur implication dans le recrutement de l’entreprise. Le ciblage de ces offres va pousser le collaborateur à faire part de celles-ci aux personnes qu’il connaît.

Bien qu’il ne soit pas exclu qu’un développeur à Paris puisse avoir dans son réseau un commercial à Lille, il semblerait plus probable qu’il puisse recommander un développeur en Ile-de-France. L’impact du programme de recommandation dépendra largement de la finesse des informations transmises au prestataire de la solution digitale de cooptation.

10. Être passif…et oublier de solliciter l’action de vos collaborateurs !

Être au courant des offres disponibles c’est bien, les partager ou recommander des profils c’est mieux. Vos collaborateurs s’impliqueront d’autant plus s’il est facile pour eux d’agir rapidement. Ils doivent comprendre parfaitement ce qui est attendu d’eux.

Inclure des call-to-action dans vos communications leur permettra d’accéder plus facilement à la plateforme et de participer plus activement. Notifier vos employés dès l’ouverture d’un poste est fondamental pour réussir son programme de cooptation. L’avantage d’une solution de cooptation est que chaque nouvelle offre créée dans votre ATS est automatiquement poussée à vos collaborateurs via leur canal préféré.

La solution Basile et l’accompagnement personnalisé de votre chef de projet dédié vous permettront d’adresser ces problématiques. Après avoir évalué vos besoins, nous établirons ensemble votre charte de cooptation. Nous mettrons en place un programme de cooptation qui vous correspond. Terminé les tâches fastidieuses et chronophages. L’envoi d’offres ciblées, la mise en place de challenges et l’animation quotidienne de votre programme seront entièrement gérés par Basile.

Pour aller plus loin : consultez Le guide de la cooptation.