Contrairement à ce que l’on peut penser, la cooptation n’est pas une invention récente. Dès l’Antiquité, l’armée romaine proposait des primes aux soldats qui parvenaient à faire engager leurs camarades !

Néanmoins, le phénomène a véritablement pris de l’ampleur ces dernières années, dans le domaine des RH. Et pour cause : la démarche agit comme un facilitateur de recrutement. Comment expliquer un tel essor ? Quels sont les atouts de cette méthode ? Comment mettre en place un programme de cooptation ? Basile, le détective, a exploré le sujet pour vous…

1/ La cooptation : définition et mise au point

Pour un collaborateur, « coopter quelqu’un » signifie aider son entreprise à recruter en lui recommandant des membres de son réseau. En échange de ce service, il reçoit, de son employeur, une récompense, ou « prime de cooptation ».

Cette recommandation se fait le plus souvent pour un emploi, mais il peut également s’agir d’un stage, d’une alternance, ou d’un poste en freelance.

Cooptation active vs passive

Si son principe est toujours le même, cette démarche de sourcing peut prendre des formes variées au sein d’une entreprise. On distingue ainsi deux grandes façons de procéder, pour un collaborateur :

  • Cooptation active (ou prospective): cibler un membre de son réseau et lui proposer de le mettre en relation avec sa société et de recommander sa candidature.
  • Cooptation passive : indiquer à tout ou partie de son réseau que son employeur a mis en œuvre cette démarche et proposer, dans le même temps, de recommander la candidature des personnes intéressées.

Cooptation vs piston

Il convient de ne pas confondre cooptation et piston, qui s’opposent sur plusieurs points.

  1. Là où le piston repose essentiellement sur les liens affectifs, la cooptation s’appuie uniquement sur les compétences. Les candidats recommandés intègrent ainsi un processus de recrutement classique, où ils seront jugés de la même façon que les autres postulants.
  2. Le coopteur se porte garant de la personne qu’il recommande. Par conséquent, il a tout intérêt à ce que le profil soit de qualité, pour ne pas perdre en crédibilité auprès des RH et de sa direction.
  3. La cooptation est une pratique transparente, reconnue et mise en avant par l’entreprise.

2/ Recruteur, collaborateur et coopté : les 3 acteurs de la cooptation

La démarche s’articule autour de trois acteurs qui jouent chacun un rôle précis et qui interagissent les uns avec les autres.

Le recruteur

Qui ? En général le service des ressources humaines.

Son rôle : Mettre en place un programme de cooptation, puis en opérer l’animation et le suivi rigoureux et global (voir ci-dessous « 5/ Les étapes d’un programme de cooptation »). Il s’agit bien sûr d’un rôle prépondérant.

Le collaborateur

Qui ? Il peut s’agir de tous les salariés, d’une partie seulement, ou encore de personnes extérieures à l’entreprise, tels que les freelances ou les salariés d’un sous-traitant !

Son rôle : Avant l’apparition de solutions SaaS dédiées, le collaborateur faisait office d’intermédiaire : il devait réaliser plusieurs allers-retours entre coopté et recruteur.

Il était, entre autres, tenu de prendre connaissance des offres d’emploi ouvertes, trouver un profil pertinent dans son réseau et lui partager l’offre appropriée, récupérer son CV, l’envoyer au recruteur, remplir un éventuel formulaire complémentaire, se rapprocher du responsable du recrutement pour connaître l’avancée du processus, et enfin s’assurer du versement de la prime.

Heureusement, aujourd’hui, des solutions SaaS proposent de décharger le collaborateur de son rôle d’intermédiaire, en facilitant au maximum la relation coopté-recruteur. Ce qui permet un meilleur engagement des équipes dans le programme.

Le coopté

Qui ? N’importe quelle personne dont les compétences professionnelles (hard & soft skills) sont reconnues par le collaborateur.

Son rôle : Suivre un processus de recrutement classique, sans traitement de faveur !

3/ Un modèle gagnant – gagnant – gagnant

L’avantage d’un tel système est que tout le monde y gagne. À commencer bien sûr par l’entreprise elle-même, mais pas seulement.

Pour l’entreprise

Un recrutement centré autour des collaborateurs

En décloisonnant les ressources humaines et en ouvrant le recrutement aux équipes en interne, la cooptation développe des synergies et met à disposition de l’entreprise deux richesses trop souvent négligées : 

  1. Le réseau des collaborateurs. Anciens camarades d’école, collègues, amis… Souvent sans s’en rendre compte, les collaborateurs ont développé, au cours de leur vie professionnelle, un réseau riche en profils expérimentés et correspondant aux valeurs de l’employeur.
  2. Leur connaissance de leur entreprise et de sa culture. Les employés présentent un double atout unique : ils connaissent aussi bien leur société que les personnes qu’ils recommandent. Cela les place donc dans une situation idéale pour évaluer la capacité du coopté à s’adapter et à apporter une valeur ajoutée.

Des profils de meilleure qualité

Selon une étude d’OpinionWay de juin 2019, le recours au réseau est le moyen de recrutement préféré des recruteurs, avec un taux d’efficacité à 90 %.

Car en dépit d’un nombre de candidats sourcés inférieur à celui obtenu via les jobboards, la méthode se distingue par la qualité des profils recueillis. Selon Bill Boorman, auteur du livre blanc The Social Referral, 64 % des recruteurs américains considèrent que les meilleurs postulants sont issus de la cooptation.

Autre statistique parlante : d’après cette même étude, il suffit en moyenne de 10,4 candidats recommandés pour aboutir à un recrutement, contre 100 venus des jobboards pour un résultat identique ! 

Un accès à la zone grise

La « zone grise » représente les personnes qui ne sont pas en recherche active d’emploi, mais qui restent ouvertes à un nouveau challenge. En 2014, dans son étude Talent Trends, LinkedIn indiquait que 60 % de la population active se trouvait dans cette situation. 

La cooptation constitue ainsi un moyen efficace d’accéder à ce vivier de talents, invisible aux yeux des méthodes traditionnelles de recrutement.

Un boost pour la marque employeur

C’est une évidence : à l’heure actuelle, les salaires ne suffisent plus à attirer les meilleurs éléments. Pour une entreprise, il devient donc de plus en plus indispensable de soigner sa marque employeur.

Dans ce cadre, quoi de mieux que la contribution active de ses collaborateurs dans le recrutement ? Une telle participation permet en effet de renforcer la visibilité et l’attractivité de l’employeur.

De plus, les talents pénuriques (développeurs, commerciaux, consultants…), souvent très sollicités par les recruteurs, sont généralement plus sensibles à une présentation professionnelle réalisée par une de leurs connaissances.

Des recrutements plus rapides et plus pérennes

C’est ce que tend à démontrer une étude Jobvite: un recrutement par cooptation dure, en moyenne, 29 jours contre 39 jours pour un recrutement via jobboard et même 55 jours pour un recrutement via le site carrière.

Par ailleurs, les personnes cooptées, certainement plus adaptées à la culture d’entreprise, s’intègrent mieux et restent plus longtemps. Toujours selon la même étude Jobvite: après 3 ans dans la société, 47 % d’entre elles seraient toujours en poste, contre 14 % pour les candidats issus d’un jobboard.

Un mode de recrutement efficace auprès des jeunes

Enfin, la méthode semble particulièrement adaptée aux entreprises ciblant les jeunes diplômés. Ces derniers sont en effet généralement à l’aise avec les réseaux sociaux et ont l’habitude d’interagir avec les membres de leur réseau.

Pour le collaborateur

La reconnaissance de son entreprise

Le recrutement est aujourd’hui considéré comme un point de plus en plus stratégique pour l’entreprise. Dans ce contexte, le fait pour un collaborateur de coopter quelqu’un est une façon de mettre en avant son implication, de montrer son dynamisme, mais aussi ses soft skills et ses bonnes capacités sociales.

La reconnaissance de son réseau

Un réseau professionnel repose entièrement sur l’entraide. Manifester sa volonté de soutenir ses membres constitue donc un signal positif envoyé à tous. De cette façon, le collaborateur marque son engagement au sein de son réseau, augmente sa valeur et donc son potentiel à être aidé plus tard.

Pour le coopté

Un accès aux offres cachées

Le marché de l’emploi ne doit pas se résumer aux offres d’emploi publiées, loin de là. Et en général, seule une démarche réseau permet d’accéder aux postes secrètement disponibles. Ainsi, dans 90 % des cas, la cooptation offre aux candidats la possibilité de postuler à une offre dont ils n’auraient même pas eu vent en temps normal.

Une expérience de candidature premium 

Communication de l’offre, conseils, explications… À chaque étape du processus de recrutement, le candidat bénéficie de l’accompagnement et du soutien de son coopteur. Ce qui renforce incontestablement ses chances de succès.

Une intégration facilitée

Et une fois arrivé dans l’entreprise, le coopté continue de profiter des avantages de cette pratique. Car il possède alors un membre de son réseau comme collègue, qui peut le guider, le présenter aux équipes et l’accompagner dans ses premiers pas.

4/ Pourquoi la cooptation connaît-elle aujourd’hui un tel succès ?

En hausse de 2 points à 9 %, la cooptation s’est hissée, en 2018, au troisième rang des canaux permettant le plus d’embauches de cadres, selon l’APEC.

Cet essor rapide s’explique notamment par l’apparition de trois phénomènes :

  • Les solutions digitales facilitant le processus. Comme on l’a vu, la pratique nécessite de multiples interactions entre plusieurs acteurs. Des outils apparus récemment ont permis d’automatiser ces différents échanges, rendant le procédé plus rapide. 
  • La guerre des talents. La pénurie toujours plus importante de certains profils oblige les d’entreprises à recourir à de nouvelles méthodes de recrutement, afin de tirer leur épingle du jeu face à la concurrence.
  • Les carences des méthodes classiques. Pour certains métiers, comme les commerciaux ou les développeurs, les techniques de recrutement traditionnelles peuvent rapidement s’avérer limitées. Et ce, tant en matière de coût (chasse de tête, intérim…) que de qualité des profils reçus (jobboards, candidatures spontanées…).

Dans ce contexte, et en support aux moyens de recrutement classiques, la cooptation offre un gain d’efficacité considérable.

5/ Les étapes d’un programme de cooptation 

Alors comment faire pour intégrer la cooptation dans ses recrutements ? Afin de mettre toutes les chances de son côté, il est fondamental de mettre en place, en amont, ce qu’on appelle un « programme de cooptation ». Celui-ci se décompose de trois documents : le programme en lui-même, accompagné d’une charte et d’une politique associées.

Pour les élaborer et mettre en œuvre la démarche, nous accompagnons nos clients en suivant 4 étapes.

1) Planification

En premier lieu, il convient de commencer par un travail d’audit et de stratégie. Il consiste à comprendre comment intégrer au mieux cette nouvelle méthode dans l’entreprise, en fonction de sa culture, sa taille, son secteur, etc., et l’adapter à ses besoins en recrutement.

2) Conception

Ce travail préalable permet ensuite d’établir les « règles du jeu ». Cela revient à répondre, entre autres, aux questions suivantes :

  • Qui peut coopter ?
  • Qui peut être coopté ?
  • Quelles sont les offres concernées ?
  • Quelle récompense peuvent recevoir les participants (cash, cadeau…) ?
  • Comment s’assurer de la conformité avec le RGPD ?

C’est également l’occasion de réfléchir aux outils nécessaires à la réussite du programme. Car pour obtenir des résultats dans la durée, sans y consacrer trop de temps, il est préférable d’automatiser au maximum la gestion du processus. D’où la possibilité de s’adjoindre les services de solutions digitales, telles que Basile.

3) Promotion

Mais les logiciels ne suffisent bien sûr pas à garantir le succès. Il est en effet essentiel d’impliquer les collaborateurs, et ce, le plus tôt possible. Par conséquent, la communication occupe une place cruciale dans la réussite du programme. Il faudra donc notamment prévoir un lancement officiel, mettre au point un guide expliquant le processus et envoyer régulièrement des newsletters pour développer l’engagement sur le long terme.

4) Affirmation

Enfin, l’affirmation du programme consiste à comprendre comment il est perçu dans l’entreprise, après son lancement et au fil du temps. Cela permet ainsi de l’adapter, en fonction des retours, afin d’améliorer continuellement son efficacité.

Durant cette période, il est aussi question d’assurer le suivi opérationnel du programme, en particulier via :

  • Une communication régulière et renouvelée pour s’assurer de l’engagement collaborateur sur la durée
  • Un traitement des candidatures remontées par les coopteurs, pour les intégrer dans le processus de recrutement classique
  • Un reporting permettant d’analyser les points d’amélioration et de fournir des feedbacks aux participants, quant à l’avancée des candidatures qu’ils ont poussées
  • Une gestion des récompenses offertes aux collaborateurs dont la recommandation a débouché sur un recrutement

Ce suivi opérationnel peut toutefois s’avérer assez lourd à gérer. C’est pourquoi certaines entreprises font aujourd’hui appel à des solutions de gestion SaaS, à l’image de Basile, pour une gestion simplifiée du programme de cooptation.


Source:

RH Info: recrutement et cooptation

Etude Talent Trends

https://hundred5.com/blog/employee-referral-program-ideas